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Come si conclude il contratto a distanza, se non può essere sottoscritto contestualmente dalle parti
Startup innovativa | (17/04/2020)

Spesso dobbiamo firmare  contratti con clienti lontani dalla nostra sede e per questo, il metodo usato è il seguente: - invio del PDF come prima visione - invio del documento formale in Word in duplice copia firmato dal dirigente delegato - il cliente riceve il Word e re-invia una copia controfirmata per accettazione. Ho letto che è più sicuro inviare il PDF per evitare la modifica alla parte contrattuale, può confermarmelo?  

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Risposta del 17/04/2020

Per rispondere al Suo quesito, riteniamo opportuno segnalare quanto segue.

Per quanto concerne la conclusione di contratti a distanza, che non possono essere sottoscritti contestualmente dalle parti, suggeriamo di procedere nel seguente modo.

Innanzitutto dovrete inviare la bozza del contratto via e-mail; qualora riteniate che le comunicazioni via mail siano poco sicure, potreste creare un collegamento tramite VPN (Virtual Private Network), che è una rete di telecomunicazioni privata che permette agli utenti di scambiarsi informazioni sensibili tutelando la riservatezza degli operatori. Grazie ad una connessione protetta, potrete inviare il contratto da firmare senza rischiare che la comunicazione possa essere intercettata da terzi.

Dovrete poi stampare due copie del contratto ed apporre su ognuna la firma olografa del Vostro rappresentante; riteniamo preferibile apporre la firma sui contratti su ogni pagina e non soltanto nella parte finale dei documenti. 

Successivamente procederete alla spedizione delle due copie del contratto da Voi sottoscritte al Vostro cliente tramite lettera raccomandata; nel plico, suggeriamo di inserire una lettera di accompagnamento in cui descrivete il contenuto della spedizione e comunicate che lo scopo è quello di consegnare le due copie originali del contratto firmato. 

Infine il Vostro cliente, una volta ricevuto il plico, dovrà provvedere a sottoscrivere una copia del contratto in ogni sua parte ed a reinviarVela.

Seguendo la suesposta procedura, il contratto si perfezionerà e sarà pienamente efficace tra le parti.

Non ci sarà una sola copia del contratto (che contiene la firma di entrambi i contraenti) ma ci saranno due copie sottoscritte che rappresentano:

  • la proposta del contratto (la copia firmata solo dalla Vostra società);
  • l’accettazione del contratto (la copia sottoscritta anche dal cliente).

Avvocato Marta Calderoni

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